E-mailings 

• Basisgebruik e-mailings
• Opmaken en verzenden van e-mailings
• Adressen importeren
• Publieke adressen en persoonlijke groepen
• E-mailing status
• Agenderen
• Personaliseren
• Inschrijven op groep via eigen website
• Bounced e-mailadressen

← Terug naar het overzicht

Adressen importeren

Om een mailing te verzenden heb je uiteraard ook e-mailadressen nodig. Je kunt deze handmatig invoeren of als groep importeren. Daarnaast kun je ook een formulier beschikbaar stellen op je website waar men zichzelf kan inschrijven op jouw mailinglijst.

In dit artikel:

• Één of meerdere e-mailadressen importeren
• Adressen importeren in een groep
• Mailing categorieën

Één of meerdere e-mailadressen importeren

E-mailadressen voeg je altijd toe aan een (nieuwe) groep. Selecteer een groep of maak een nieuwe groep aan.

Een groep toevoegen

Ga via het menu 'E-mailings' naar Groepen. Rechtsboven staat naast het zoekveld de button met een plusje. Klik hierop om een nieuwe groep aan te maken. 

Vervolgens opent zich een nieuw venster: groep aanmaken.

• Naam
  Geef de groep een relevante naam. Bijvoorbeeld interne communicatie.
  
  
• Domein
  De voor jou beschikbare domeinen worden in de drop-down weergegeven. Het enige dat je hoeft te doen is deze aan te klikken.
  
  
• Omschrijving
  Geef je mailing groep een omschrijving. 
  
  
• Deze groep is publiek
  Standaard zijn alle groepen persoonlijk. Maar via de toggle oftewel het schuifje rechts, kun je de groep zichtbaar maken voor alle Docufiller gebruikers binnen je organisatie. Klik op 'Opslaan' en je kunt één of meerdere e-mailadressen importeren.

↑ terug naar boven

Adressen importeren in een groep

Het importeren van adressen en gegevens in Docufiller is alleen mogelijk als er bestanden met een zogenaamde ‘CSV.’ extensie opgeslagen als UTF-8 formaat, worden gebruikt. Het is noodzakelijk dezelfde vaste opmaak en volgorde van kolommen aan te houden! Deze vaste opmaak hebben we opgenomen in het zogeheten ‘basisbestand’. Dit bestand kun je binnen Docufiller downloaden en dient als basis voor het importeren van adressen. LET OP! Deze vaste indeling mag niet gewijzigd worden!

Downloaden basisbestand
Rechtsboven binnen een groep staan deze drietal knoppen.

• Plus = voeg enkel e-mailadres toe
  Voeg een enkel e-mailadres handmatig toe. Zodra het e-mailadres is toegevoegd kun je op de naam klikken en aanvullende gegevens invullen bij 'Details'. 
  Aan groepen koppelen en zien welke nieuwsbrief categorieën deze persoon ontvangt.
  
  LET OP: het e-mailadres is achteraf niet aan te passen.
  
  

• Importeren
  Klik op de knop importeren en er  opent een nieuw venster, waarin bovenaan een 'Download voorbeeld CSV (UTF-8)' link naar het voorbeeld CSV bestand staat. Klik op de link en het bestand wordt gedownload naar je computer. Dit is een éénmalige handeling. Het ‘basisbestand’ kan bijv. op het bureaublad of andere gewenste locatie worden geplaatst en worden hergebruikt.

• E-mailadressen toevoegen
  Wil je meerdere e-mailadressen aan de groep toevoegen, sleep de CSV (UTF-8) met e-mailadressen naar de cirkel. Of je klikt met de muis in de cirkel en selecteer je het juiste bestand op je computer. Vink vervolgens aan dat je toestemming hebt verkregen van de personen.

• LET OP! Overschrijf bestanden alleen aanvinken als je zeker weet dat jouw gegevens aangepaste informatie bevat, dan de gegevens die al in Docufiller staan. Elk e-mailadres staat maar 1 keer in Docufiller, voor de gehele organisatie. Het e-mailadres dat jij hebt toegevoegd kan ook al door een collega zijn toegevoegd, waarbij alle velden wel zijn ingevuld. Vink je overschrijf de bestaande gegevens aan, dan zullen jouw lege velden, de gegevens die wel al waren ingevuld overschrijven en deze zijn dan dus leeg .
  
  Als 'overschrijf bestaande gegevens' niet aanvinkt wordt dan zal enkel het e-mailadres aan de groep toegevoegd worden met eventuele subgegevens die al bekend zijn in de database. Is het adres wat je uploadt al onderdeel van deze groep dan wordt dit adres niet nogmaals toegevoegd.
  
  Wil je een eerder geupload inactief adres activeren dan zul je wél de optie 'Overschrijf bestaande gegevens' aan moeten vinken.

• Importeren
  In het venster dat opent na de import is precies af te lezen wat het resultaat is van de import.
  
  
• Nieuw
  Hoeveel e-mailadressen zijn nieuw toegevoegd aan deze groep.
  
  
• Geüpdatet
  Het aantal adressen dat aangevuld is met gegevens. Deze adressen komen al voor in Docufiller.
  
  
• Dubbel
  Het aantal e-mailadressen dat al in Docufiller voorkomt. Onder de gekleurde cirkels staan twee tabbladen. Dubbel en Mislukt.  Hier kun je zien om welke e-mailadressen het gaat.
  
  
• Mislukt
  Deze adressen zijn niet toegevoegd, waarschijnlijk zit er een tikfoutje in. Om welke e-mailadres het gaat vind je terug in het tabje eronder.

• Exporteren
  Wil je de groep e-mailadressen uit de groep halen, klik dan op exporteren. Een nieuw venster opent zich. Vink de checkbox 'ik weet het zeker en ken de risico's' aan en klik op downloaden. Het bestand wordt automatisch opgeslagen in de downloadmap op je computer. Tenzij je zelf een andere standaard downloadmap hebt ingesteld. 
  
  

TIP controleer vooraf de juistheid van de te importeren e-mailadressen. Dubbele emailadressen worden slechts eenmaal geïmporteerd en e-mailadressen waarin bijvoorbeeld een spatie of andere niet toegestane tekens worden gebruikt, worden niet verwerkt. Dit kan een afwijking in het aantal e-mailadressen veroorzaken.

↑ terug naar boven

Mailing categorieën

Bij het verzenden van e-mailings is het wettelijk verplicht een afmeldmogelijkheid in te bouwen. Indien een ontvanger zich afmeldt, registreert en onthoudt Docufiller dit, maar alleen voor de categorie die aan de bewuste e-mailing gekoppeld is! Afmeldingen worden in de database bewaard en bij een volgende mailing wordt het afgemelde e-mailadres uitgesloten voor een mailing van deze categorie!

Een categorie of categorieën zit(ten) aan een template vast, dit wordt bij aanmaak van de template in overleg met de beheerder/huisstijlverantwoordelijke afgestemd. In tegenstelling tot het aanmaken, verwijderen en wijzigen van groepen, is dat bij een categorie niet mogelijk. Docufiller voegt deze categorieën voor je toe.

↑ terug naar boven