Beheerders instructie

• Gebruikersbeheer, collega's toevoegen
• Gebruikersgroepen
• Templategroepen
• Gebruikersrechten
• Gebruikers (de)activeren
• Goedkeuringsproces
• Impersonation

 Aanleverspecificaties

• Drukwerk
• E-mail nieuwsbrieven
• Social media banners
  
  
• Lettertype gebruik
• Vaste hyperlinks voor Web PDF

---

Aanleverspecificaties e-mail nieuwsbrieven

Om je e-mailing / HTML nieuwsbrieven zo correct mogelijk over te zetten naar Docufiller, zijn er een aantal aanleverspecificaties opgesteld. Dit voorkomt extra vragen / aannames vanuit onze studio over de uiteindelijke inrichting. Het resultaat komt dan het best overeen met wat je aangeleverd hebt.

Ontwerpen die niet aan deze specificaties voldoen worden in onze studio handmatig omgezet naar werkbare InDesign bestanden (op basis van nacalculatie). 

 

 

Aanleverspecificaties Adobe InDesign

Het (aangeleverde) ontwerp van een e-mailing / HTML nieuwsbrief zetten wij om naar een Docufiller document. Om dit zo juist mogelijk te doen ontvangen we graag een InDesign-pakket dat voldoet aan de onderstaande aanleverspecificaties:

• InDesign pakket met alle eenheden in pixels.
• De maximale breedte van een e-mailing / HTML nieuwsbrief is 600 pixels.
• Alle opmaakelementen moeten op hele pixels zijn gedefinieerd.
• Het InDesign bestand moet alle wensen weergeven die je straks in het Docufiller document terug wilt zien. Een Docufiller e-mailing / HTML template bestaat uit verschillende artikelen (delen). Alle wensen lever je op één pagina aan als InDesign pakket.
• Variaties (denk aan kleuren of logowissels) mogen in hetzelfde InDesign document eengeleverd worden evt op een andere pagina, zodat voor ons duidelijk is wat er variabel is.
• Wij adviseren het gebruik van alleen 'web-safe fonts'. Omdat mailbrowsers niet elk lettertype ondersteunen, kun je voor het meest betrouwbare resultaat, kiezen voor een 'web-safe font'. De lijst met web-safe fonts vind je hier terug.
• Gebruik maximaal twee kolommen in een artikel.
• Afbeeldingen hebben een minimale resolutie van 72 dpi met de juiste afmeting / verhouding.
• Kleuren altijd in RGB.

TIP: houd de lengte van een e-mailing beperkt. Maak teksten niet te lang.

 

 

Artikelen en hotspots

Artikelen
Een e-maling template bestaat uit verschillende artikelen. Deze kunnen in Docufiller naar wens aangepast: uitgebreid, verplaatst, ingekort of verwijderd worden.

Een artikel kan bijvoorbeeld bestaan uit een losse kop en één of twee kolommen al dan niet met een beeldkader. 

Een e-mailing start meestal met een koptekst, een zogenaamde 'Header' en eindigt met een voettekst ofwel een 'Footer'.

Zie hierboven een voorbeeld van een e-mailing. Het rechter beeld geeft de verschillende artikelen in het Docufiller aan. Artikelen A t/m E zijn variabele artikelen die in de mailing geplaatst kunnen worden. Een artikel loopt altijd over de volledige breedte van de e-mailing. Je kunt met deze artikelen onbeperkt combinaties maken. Maar maak de nieuwsbrief niet te lang. Artikel F is een vaste voettekst, deze kun je niet zelf aanpassen in Docufiller en is inclusief de verplichte afmeldknop. Dit artikel zal op elke nieuwsbrief zichtbaar zijn.

Hotspots
De variabele en dus aanpasbare elementen noem je ook wel hotspots. Er zijn drie verschillende soorten.

1. Variabel beeld: hierin kun je een beeld plaatsen, dat voldoet aan het kader.
2. Vaste beeldkeuze: je hebt de keuze uit een aantal vooraf bepaalde beelden of grafische elementen met een vaste uitsnede, bijvoorbeeld een specifieke 'lees meer'-button of huisstijl iconen.
3. Variabele tekst: voor het plaatsen van tekst met een keuze uit vooraf bepaalde tekststijlen.

TIP zowel in tekst als in beeld, kun je hyperlinks aanbrengen.  

- ontdek meer over hyperlinks
- ontdek meer over het basisgebruik e-mailings

 

Responsive

Om de nieuwsbrief op verschilelnde devices zo goed mogelijk weer te geven, maken we een zogenaamde responsive template.  Op bijvoorbeeld een mobiele telefoon zullen de verschillende artikelen één kolom vormen. De artikelen vallen dan van links naar rechts onder elkaar. Zo blijft de leesbaarheid behouden.

Links de weergave op een desktop en rechts de weergave op een mobiele telefoon.

 

 

Web-safe fonts

Een web-safe font is een standaard lettertype dat iedereen op zijn computer heeft. Als je web-safe fonts gebruikt in een nieuwsbrief, dan weet je zeker dat iedereen het gebruikte lettertype ook ziet, zoals jij het bedoeld hebt. Gebruik je geen web-safe font dan is de kans groot dat de nieuwsbrief een ander lettertype laat zien bij de ontvanger. Google-fonts zijn geen web-safe fonts. Zie hieronder.

Daarom adviseren wij voor de variabele tekst in de HTML nieuwsbrieven alleen gebruik te maken van een web-safe font. De volgende fonts zijn web-safe:

Arial (sans-serif)	Times New Roman (serif)
Verdana (sans-serif)	Georgia (serif)
Helvetica (sans-serif)	Garamond (serif)
Tahoma (sans-serif)	Courier New (monospace)
Trebuchet MS (sans-serif)	Brush Script MT (cursive)

• Calibri (Dit is geen websafe font, maar is bruikbaar omdat het font standaard in Microsoft Office zit). De Calibri wordt vaak gekozen als font in nieuwsbrieven.

Staat jouw lettertype er niet bij?

Overleg dan eerst even met ons om tot de juiste keuze te komen. 

Google-fonts

Deze fonts kunnen wel opgenomen worden (in overleg) in de mailing maar worden niet door elke browser ondersteund. Outlook, Gmail en Outlook.com ondersteunen Google-fonts niet.

Google-fonts wordt enkel ondersteund door:

• Apple Mail
• iOS Mail
• Google Android
• Samsung Mail (Android 8.0)
• Outlook for Mac
• Outlook App

 

 

Geen ontwerp? Geen probleem 

Wil jij ook graag e-mailing / HTML nieuwsbrieven gaan versturen, maar heb je (nog) geen ontwerp? Dat is geen probleem! Wij helpen je graag verder.

Wil je meer weten? Neem dan contact op met jouw contactpersoon.

  

 

Werken met lagen in InDesign

Een werkbaar InDesign bestand moet uit een aantal 'basis'-lagen bestaan:

• Laag 1: Variabele tekst
• Laag 2: Maskers
• Laag 3: Variabel beeld
• Laag 4: Vaste basis 

Zo is het voor ons duidelijk welke velden vast en variabel moeten worden.

Laag 1: Variabele tekst
Deze laag bevat alle tekst die je straks in Docufiller aan kun passen. Deze tekst mag niet geforceerd zijn, uitgelijnd op het basislijnstramien. 

• In de e-mailing template raden wij aan om maximaal twee kolommen te gebruiken voor tekst in combinatie met beeld.
• Wil je specifieke benamingen meegeven van de gebruikte fontstijlen. Dan vragen we om dit aan te geven in de typogrammen van het InDesign-document (b.v. kop, tussenkop, platte tekst, highlight enz.). Dan nemen we dit zo over.
  
  

Laag 2: Maskers
Met maskers kun je unieke vormvrijheid in jouw e-mailing creëren! Met maskers kun je vormen / grafische elementen maken die over een afbeelding liggen. Denk daarbij aan afbeeldingen met of zonder tekst in het huisstijl lettertype, met een achtergrondkleur eromheen, een afgeronde hoek, noem het maar. Deze vormen noemen we maskers.

LET OP! Indien deze kleurvlakken of elementen een verloop of slagschaduw bevatten, dan willen we graag eerst de mogelijkheden met je bespreken.

Laag 3: Variabel beeld
In deze laag staan alle beelden die je zelf kunt wijzigen in Docufiller.

Laag 4: Vaste basis
Deze laag is de 'achtergrond' en bevat alle vaste elementen die niet aangepast kunnen worden in Docufiller.

 

↑ terug naar boven

---

Aanleverspecificaties social media banners

Om je Social media banners zo identiek mogelijk over te zetten naar Docufiller, hebben wij een aantal aanleverspecificaties opgesteld. Dit voorkomt extra vragen / aannames vanuit onze studio over de uiteindelijke inrichting. Het resultaat komt dan het best overeen met wat je aangeleverd hebt.

Ontwerpen die niet aan deze specificaties voldoen worden in onze studio handmatig omgezet naar werkbare InDesign bestanden (op basis van nacalculatie). 

 

 

Aanleverspecificaties InDesign

Voor een ontwerp van een social media banner template, ontvangen wij graag een InDesign-bestand dat voldoet aan de onderstaande aanleverspecificaties:

LET OP!
Een social media template moet opgemaakt worden in milimeters in plaats van pixels!

Het formaat in milimeters moet daarbij ook gehalveerd te worden.
Bijvoorbeeld: het formaat van jouw Facebook banner is 1200 x 630 px.  Deel het door de helft en maakhet InDesign op in milimeters. Het InDesign-ontwerp wordt dan: 600 x 315 mm.

• InDesign pakket
• Het InDesign bestand moet exact gelijk zijn aan het gewenste Social media document in Docufiller. 
• Per ontwerp één InDesign bestand. Variaties (kleur/logo) mogen wel in hetzelfde InDesign document opgenomen worden.
• Inclusief alle gebruikte lettertypes.
  LET OP 1: Lettertypes die geactiveerd zijn via Adobe Creative Cloud worden niet automatisch met een InDesign Pakket opgeslagen.
  LET OP 2: Zorg dat je de juiste rechten hebt op het gebruik van het lettertype.
• Inclusief gekoppelde illustraties en afbeeldingen (Illustrator en Photoshop bestanden als InDesign Pakket).
• Afbeeldingen met een minimale resolutie van 72 dpi.
• Kleuren in RGB.
• Geef het bestand altijd 3 mm afloop. Dit zorgt ervoor dat eventuele maskers juist worden overgenomen.

 

 

Profielen bij het exporteren van social media banners

Voor een socialmedia banner zijn er bij het exporteren verschillende profielen mogelijk. Het social media document wordt tijdens het exporteren altijd omgezet van mm naar de de juiste afmetingen in pixels. Wij gaan standaard uit van een PNG afbeelding. Dit geeft vaak een scherper resultaat dan een JPG afbeelding. 

De volgende profielen zijn beschikbaar:

• JPG
  JPG gebruik je voor een klein bestandsformaat voor 1 afbeelding / pagina. Over het algemeen is JPG niet nodig. Door de compressie van JPG wordt de afbeelding vaak korrelig en soms zelfs onscherp. We adviseren dan eigenlijk ook altijd om PNG te kiezen.
  
  
• PNG
  PNG gebruiken wij als standaard. Dit comprimeert de afbeelding het minst en geeft het mooiste eindresultaat.

• Web PDF
  Web PDF gebruik je als je een PDF van je socialmedia banner wil hebben. Deze kun je niet laten drukken en is enkel voor beeldschermweergave geschikt.
   

 

Werken met lagen in InDesign

Een voor ons bruikbaar InDesign bestand moet uit een aantal 'basis'-lagen bestaan, zodat het duidelijk is welke velden vast en welke velden variabel moeten gaan worden in je Docufiller documenten.

• Laag 1: Variabele tekst
• Laag 2: Maskers
• Laag 3: Variabel beeld
• Laag 4: Vaste basis 

Het kan voorkomen dat je meerdere lagen nodig hebt voor overlappende elementen. Voeg deze lagen dan in de juiste volgorde toe tussen de vier 'basis'-lagen.

Laag 1: Variabele tekst
Deze laag bevat alle teksten die straks aangepast moet kunnen worden. Let op! De tekst mag niet in register / basislijnraster staan. Tekstkaders mogen wel op de basislijn of hulplijnen handmatig geplaatst worden.

• Alle teksten moeten uit losse kolommen bestaan. Dus geen kolommen in een tekstkader.
• De exacte XY-coördinaten en het exacte formaat van elk tekst- en afbeeldingskader worden 1 op 1 omgezet. Teksten in kleurvlakken moeten daarom niet in, maar los over de kleurvlakken heen geplaatst worden in InDesign, zonder marges.
• Alle tekstkaders moeten binnen de juiste zetspiegel eindigen (afbeeldingskaders en maskers mogen uiteraard wel 3mm aflopen).
• Zijn er wensen voor het specifiek gebruik van benamingen van de gebruikte fontstijlen kun je dat aangeven in de alineastijlen van het InDesign-document (b.v. kop, tussenkop, platte tekst, highlight enz.). Dan nemen wij die wensen over.

Laag 2: Maskers
Met maskers bedoelen we (afbeeldings)kaders / vlakken en vormen, die anders zijn dan rechthoekig (met of zonder afgeronde hoeken) of rond. Bijvoorbeeld vormen die over afbeeldingen vallen. Deze specifieke vormen / kaders moeten opgemaakt  worden als 'masker'. Wij gebruiken deze maskers als vorm met uitsparing waardoor er straks in de Docufiller template een afbeelding achter geplaatst kan worden. Zo komt het Docufiller document exact overeen met het aangeleverde ontwerp.

Laag 3: Variabel beeld
In deze laag staan alle variabele beelden. Deze beelden kun je straks in Docufiller zelf aanpassen. De vorm kan rechthoekig zijn met eventueel afgeronde hoeken of een cirkel mits deze volledig binnen de pagina valt. Alle andere vormen vallen onder maskers. (zie hierboven).

Laag 4: Vaste basis
Deze laag is de vaste 'achtergrond' en bevat alle elementen die niet aangepast mogen worden binnen een Docufiller bestand. Let op! Deze elementen mogen niet over beeld of tekst vallen.

↑ terug naar boven