Aanleverspecificaties
Om je huisstijldocumenten zo correct mogelijk over te zetten naar Docufiller, zijn er een aantal aanleverspecificaties opgesteld. Door deze richtlijnen te volgen, kunnen we de inrichting nauwkeurig afstemmen op jouw huisstijl en voorkomen we onnodige vragen tijdens het proces. Zo sluit het eindresultaat optimaal aan bij de documenten die je hebt aangeleverd.
Voldoen de aangeleverde documenten niet volledig aan deze specificaties? Dan helpen we je graag door ze in onze studio handmatig om te zetten naar werkbare InDesign-bestanden. De kosten hiervoor worden achteraf berekend op basis van nacalculatie.
In dit artikel de aanleverspecificaties voor:
En verder:
- Lettertype gebruik
- Werken in lagen in InDesign
- Vaste hyperlinks
Drukwerk
Voor het maken van een Docufiller template voor drukwerk, ontvangen we graag een volledig InDesign-pakket dat voldoet aan de onderstaande aanleverspecificaties:
- Lever het InDesign-document aan als InDesign-pakket.
- Zorg ervoor dat het InDesign-bestand exact overeenkomt met de template die uiteindelijk in Docufiller beschikbaar moet zijn.
- Zet de pagina’s in de juiste volgorde.
- Lever de opmaak losbladig aan (dus geen spreads).
- Gebruik per template één InDesign-bestand. Variaties, zoals kleur- of logowisselingen, kun je binnen hetzelfde document opnemen
- Het InDesign-bestand bestaat uit een aantal basislagen.
- Stuur alle gebruikte lettertypes mee.
- Mogen gebruikers uit meerdere lettergroottes kiezen? Voeg dan alle toegestane groottes toe aan het InDesign-document.
- De teksten mogen niet uitgelijnd zijn op het basisraster in InDesign.
- Voeg alle gekoppelde illustraties en afbeeldingen toe. Zo kunnen we deze ook gebruiken in het voorbeelddocument.
- Afbeeldingen hebben een minimale resolutie van 225 dpi op het uiteindelijke formaat of groter.
- Voor drukwerk moet het InDesign-bestand de gewenste kleurenopbouw bevatten, zoals full colour (CMYK), steunkleuren (bijvoorbeeld huisstijlkleuren) of zwart-wit.
- Plaats een eventuele stansvorm op een aparte laag.
- Vergeet niet om 3 mm afloop toe te voegen.
E-mailing
Voor het maken van een Docufiller template voor een e-mailing, ontvangen we graag een volledig InDesign-pakket dat voldoet aan de onderstaande aanleverspecificaties:
- Lever het InDesign-document aan als InDesign-pakket, waarbij alle afmetingen zijn ingesteld in pixels.
- Houd rekening met een maximale breedte van 600 pixels voor de e-mailing / HTML-nieuwsbrief.
- Definieer alle opmaakelementen op hele pixels.
- Zorg ervoor dat het InDesign-bestand alle onderdelen bevat die je straks in een e-mailing wilt kunnen gebruiken. Een Docufiller e-mailing / HTML-template bestaat uit verschillende artikelen (contentblokken). Lever alle gewenste onderdelen aan binnen één InDesign-pakket.
- Variaties, zoals kleur-of logowissels, mogen binnen hetzelfde InDesign-document worden opgenomen (bijvoorbeeld op een aparte pagina).
- Voor het beste en meest consistente resultaat adviseren wij het gebruik van web-safe fonts. Niet alle mailprogramma’s ondersteunen dezelfde lettertypes, waardoor een web-safe font de meest betrouwbare weergave biedt.
De lijst met beschikbare web-safe fonts vind je hier. - Mogen gebruikers uit meerdere lettergroottes kiezen? Voeg dan alle toegestane groottes toe aan het InDesign-document.
- Gebruik binnen een artikel maximaal twee kolommen.
- Afbeeldingen hebben een minimale resolutie van 72 dpi.
- Lever kleuren altijd in RGB.
Tip: Houd de e-mailing compact en overzichtelijk. Korte, krachtige teksten maken de nieuwsbrief prettiger leesbaar en vergroten de kans dat je boodschap goed overkomt.
Social media
Voor het maken van een Docufiller template voor een social media banner, ontvangen we graag een volledig InDesign-pakket dat voldoet aan de onderstaande aanleverspecificaties:
- Lever het InDesign-pakket aan milimeters in plaats van pixels. Halveer hierbij het formaat. Is een banner 1200 x 630 px groot, maak het InDesign-bestand dan op het formaat 600 x 315 mm.
- Zorg ervoor dat het InDesign-bestand exact overeenkomt met de template die uiteindelijk in Docufiller beschikbaar moet zijn.
- Gebruik per template één InDesign-bestand. Variaties, zoals kleur- of logowisselingen, kun je binnen hetzelfde document opnemen.
- Het InDesign-bestand bestaat uit een aantal basislagen.
- Stuur alle gebruikte lettertypes mee.
- Mogen gebruikers uit meerdere lettergroottes kiezen? Voeg dan alle toegestane groottes toe aan het InDesign-document.
- Voeg alle gekoppelde illustraties en afbeeldingen toe.
- Afbeeldingen hebben een minimale resolutie van 72 dpi.
- Lever kleuren altijd in RGB.
- Vergeet niet om 3 mm afloop toe te voegen.
WCAG
Wanneer templates moeten voldoen aan de richtlijnen voor digitale toegankelijkheid (WCAG), zijn naast de algemene aanleverspecificaties voor drukwerk een e-mailings ook aanvullende eisen van toepassing.
Deze specificaties en aandachtspunten zorgen ervoor dat documenten toegankelijk en bruikbaar zijn voor onder andere schermlezers.
- Gebruik een logische koppenstructuur en pas hiervoor de juiste alineastijlen toe (H1, H2, H3 enzovoort.)
- Zorg voor een correcte leesvolgorde. In een template betekent dit dat teksten zo veel mogelijk in aparte kaders staan. Laat de tekstkaders niet overlappen.
- Voorzie informatieve afbeeldingen van een beschrijvende alternatieve tekst (alt-tekst). Decoratieve afbeeldingen kunnen als decoratief worden gemarkeerd.
- Zorg ervoor dat tekst voldoende contrast heeft ten opzichte van de achtergrond. Voor WCAG AA geldt minimaal 4,5:1 voor normale tekst.
- Hyperlinks mogen niet alleen door kleur herkenbaar zijn. Maak links daarom onderscheidend door ze bijvoorbeeld te onderstrepen.
Lettertype gebruik
Wij ontvangen graag alle lettertypes die gebruikt zijn in de aangeleverde InDesign-documenten. Zorg ervoor dat je beschikt over de juiste licenties voor de gebruikte lettertypen. Indien gewenst kan Docufiller de fonts voor je aanschaffen. De kosten hiervan worden vervolgens doorberekend. We hebben deze lettertypen, voorzien van de juiste licenties, nodig om de templates correct te kunnen opleveren.
Let op: lettertypen die zijn geactiveerd via Adobe Creative Cloud worden niet automatisch opgenomen wanneer een InDesign-pakket wordt gemaakt. Daarnaast zijn deze lettertypen niet vrij te gebruiken buiten Adobe Creative Cloud. Voor iedere toepassing moet daarom de juiste licentie beschikbaar zijn.
Web-safe fonts
Voor de teksten in e-mailings adviseren wij gebruik te maken van een web-safe font. Een web-safe font is een standaard lettertype dat op vrijwel alle computers en apparaten beschikbaar is. Hierdoor weet je zeker dat de ontvanger de nieuwsbrief in het bedoelde lettertype ziet.
De volgende fonts worden beschouwd als web-safe fonts:
- Arial
- Helvetica
- Verdana
- Tahoma
- Trebuchet MS
- Georgia
- Times New Roman
- Courier New
- Calibri*
* Calibri is geen websafe font, maar is bruikbaar omdat het font standaard in Microsoft Office zit. Calibri wordt regelmatig toegepast in e-mailtemplates..
Het is echter ook mogelijk om gebruik te maken van Google Fonts wanneer dit beter aansluit bij de huisstijl. Houd er rekening mee dat niet alle e-mailclients deze lettertypen ondersteunen. In dat geval wordt automatisch een alternatief lettertype weergegeven. Dit kan invloed hebben op de uitstraling, regelafbrekingen en opmaak van de nieuwsbrief.
Google Fonts worden onder andere ondersteund door:
- Apple Mail
- iOS Mail
- Outlook voor Mac
- Outlook App (afhankelijk van platform en versie)
- Samsung Mail
Google Fonts worden niet ondersteund door:
- Outlook voor Windows
- Outlook.com
- De meeste versies van Gmail
Wij adviseren daarom vooraf te beoordelen of een afwijkende weergave van het lettertype acceptabel is binnen de huisstijl.
Web-safe fonts
Een web-safe font is een standaard lettertype dat iedereen op zijn computer heeft. Als je web-safe fonts gebruikt in een nieuwsbrief, dan weet je zeker dat iedereen het gebruikte lettertype ook ziet, zoals jij het bedoeld hebt. Gebruik je geen web-safe font dan is de kans groot dat de nieuwsbrief een ander lettertype laat zien bij de ontvanger. Google-fonts zijn geen web-safe fonts. Zie hieronder.
Daarom adviseren wij voor de variabele tekst in de HTML nieuwsbrieven alleen gebruik te maken van een web-safe font. De volgende fonts zijn web-safe:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Calibri (Dit is geen websafe font, maar is bruikbaar omdat het font standaard in Microsoft Office zit). De Calibri wordt vaak gekozen als font in nieuwsbrieven.
Staat jouw lettertype er niet bij?
Overleg dan eerst even met ons om tot de juiste keuze te komen.
Google-fonts
Deze fonts kunnen wel opgenomen worden (in overleg) in de mailing maar worden niet door elke browser ondersteund. Outlook, Gmail en Outlook.com ondersteunen Google-fonts niet.
Google-fonts wordt enkel ondersteund door:
- Apple Mail
- iOS Mail
- Google Android
- Samsung Mail (Android 8.0)
- Outlook for Mac
- Outlook App
Geen ontwerp? Geen probleem
Wil jij ook graag e-mailing / HTML nieuwsbrieven gaan versturen, maar heb je (nog) geen ontwerp? Dat is geen probleem! Wij helpen je graag verder.
Wil je meer weten? Neem dan contact op met jouw contactpersoon.
Werken met lagen in InDesign
Een werkbaar InDesign bestand moet uit een aantal 'basis'-lagen bestaan:
- Laag 1: Variabele tekst
- Laag 2: Maskers
- Laag 3: Variabel beeld
- Laag 4: Vaste basis
Zo is het voor ons duidelijk welke velden vast en variabel moeten worden.
Laag 1: Variabele tekst
Deze laag bevat alle tekst die je straks in Docufiller aan kun passen. Deze tekst mag niet geforceerd zijn, uitgelijnd op het basislijnstramien.
- In de e-mailing template raden wij aan om maximaal twee kolommen te gebruiken voor tekst in combinatie met beeld.
- Wil je specifieke benamingen meegeven van de gebruikte fontstijlen. Dan vragen we om dit aan te geven in de typogrammen van het InDesign-document (b.v. kop, tussenkop, platte tekst, highlight enz.). Dan nemen we dit zo over.
Laag 2: Maskers
Met maskers kun je unieke vormvrijheid in jouw e-mailing creëren! Met maskers kun je vormen / grafische elementen maken die over een afbeelding liggen. Denk daarbij aan afbeeldingen met of zonder tekst in het huisstijl lettertype, met een achtergrondkleur eromheen, een afgeronde hoek, noem het maar. Deze vormen noemen we maskers.
LET OP! Indien deze kleurvlakken of elementen een verloop of slagschaduw bevatten, dan willen we graag eerst de mogelijkheden met je bespreken.
Laag 3: Variabel beeld
In deze laag staan alle beelden die je zelf kunt wijzigen in Docufiller.
Laag 4: Vaste basis
Deze laag is de 'achtergrond' en bevat alle vaste elementen die niet aangepast kunnen worden in Docufiller.
Aanleverspecificaties social media banners
Om je Social media banners zo identiek mogelijk over te zetten naar Docufiller, hebben wij een aantal aanleverspecificaties opgesteld. Dit voorkomt extra vragen / aannames vanuit onze studio over de uiteindelijke inrichting. Het resultaat komt dan het best overeen met wat je aangeleverd hebt.
Ontwerpen die niet aan deze specificaties voldoen worden in onze studio handmatig omgezet naar werkbare InDesign bestanden (op basis van nacalculatie).
Aanleverspecificaties InDesign
Voor een ontwerp van een social media banner template, ontvangen wij graag een InDesign-bestand dat voldoet aan de onderstaande aanleverspecificaties:
LET OP!
Een social media template moet opgemaakt worden in milimeters in plaats van pixels!
Het formaat in milimeters moet daarbij ook gehalveerd te worden.
Bijvoorbeeld: het formaat van jouw Facebook banner is 1200 x 630 px. Deel het door de helft en maakhet InDesign op in milimeters. Het InDesign-ontwerp wordt dan: 600 x 315 mm.
- InDesign pakket
- Het InDesign bestand moet exact gelijk zijn aan het gewenste Social media document in Docufiller.
- Per ontwerp één InDesign bestand. Variaties (kleur/logo) mogen wel in hetzelfde InDesign document opgenomen worden.
- Inclusief alle gebruikte lettertypes.
LET OP 1: Lettertypes die geactiveerd zijn via Adobe Creative Cloud worden niet automatisch met een InDesign Pakket opgeslagen.
LET OP 2: Zorg dat je de juiste rechten hebt op het gebruik van het lettertype. - Inclusief gekoppelde illustraties en afbeeldingen (Illustrator en Photoshop bestanden als InDesign Pakket).
- Afbeeldingen met een minimale resolutie van 72 dpi.
- Kleuren in RGB.
- Geef het bestand altijd 3 mm afloop. Dit zorgt ervoor dat eventuele maskers juist worden overgenomen.
Profielen bij het exporteren van social media banners
Voor een socialmedia banner zijn er bij het exporteren verschillende profielen mogelijk. Het social media document wordt tijdens het exporteren altijd omgezet van mm naar de de juiste afmetingen in pixels. Wij gaan standaard uit van een PNG afbeelding. Dit geeft vaak een scherper resultaat dan een JPG afbeelding.
De volgende profielen zijn beschikbaar:
- JPG
JPG gebruik je voor een klein bestandsformaat voor 1 afbeelding / pagina. Over het algemeen is JPG niet nodig. Door de compressie van JPG wordt de afbeelding vaak korrelig en soms zelfs onscherp. We adviseren dan eigenlijk ook altijd om PNG te kiezen. - PNG
PNG gebruiken wij als standaard. Dit comprimeert de afbeelding het minst en geeft het mooiste eindresultaat.
- Web PDF
Web PDF gebruik je als je een PDF van je socialmedia banner wil hebben. Deze kun je niet laten drukken en is enkel voor beeldschermweergave geschikt.
Werken met lagen in InDesign
Een voor ons bruikbaar InDesign bestand moet uit een aantal 'basis'-lagen bestaan, zodat het duidelijk is welke velden vast en welke velden variabel moeten gaan worden in je Docufiller documenten.
- Laag 1: Variabele tekst
- Laag 2: Maskers
- Laag 3: Variabel beeld
- Laag 4: Vaste basis
Het kan voorkomen dat je meerdere lagen nodig hebt voor overlappende elementen. Voeg deze lagen dan in de juiste volgorde toe tussen de vier 'basis'-lagen.
Laag 1: Variabele tekst
Deze laag bevat alle teksten die straks aangepast moet kunnen worden. Let op! De tekst mag niet in register / basislijnraster staan. Tekstkaders mogen wel op de basislijn of hulplijnen handmatig geplaatst worden.
- Alle teksten moeten uit losse kolommen bestaan. Dus geen kolommen in een tekstkader.
- De exacte XY-coördinaten en het exacte formaat van elk tekst- en afbeeldingskader worden 1 op 1 omgezet. Teksten in kleurvlakken moeten daarom niet in, maar los over de kleurvlakken heen geplaatst worden in InDesign, zonder marges.
- Alle tekstkaders moeten binnen de juiste zetspiegel eindigen (afbeeldingskaders en maskers mogen uiteraard wel 3mm aflopen).
- Zijn er wensen voor het specifiek gebruik van benamingen van de gebruikte fontstijlen kun je dat aangeven in de alineastijlen van het InDesign-document (b.v. kop, tussenkop, platte tekst, highlight enz.). Dan nemen wij die wensen over.
Laag 2: Maskers
Met maskers bedoelen we (afbeeldings)kaders / vlakken en vormen, die anders zijn dan rechthoekig (met of zonder afgeronde hoeken) of rond. Bijvoorbeeld vormen die over afbeeldingen vallen. Deze specifieke vormen / kaders moeten opgemaakt worden als 'masker'. Wij gebruiken deze maskers als vorm met uitsparing waardoor er straks in de Docufiller template een afbeelding achter geplaatst kan worden. Zo komt het Docufiller document exact overeen met het aangeleverde ontwerp.
Laag 3: Variabel beeld
In deze laag staan alle variabele beelden. Deze beelden kun je straks in Docufiller zelf aanpassen. De vorm kan rechthoekig zijn met eventueel afgeronde hoeken of een cirkel mits deze volledig binnen de pagina valt. Alle andere vormen vallen onder maskers. (zie hierboven).
Laag 4: Vaste basis
Deze laag is de vaste 'achtergrond' en bevat alle elementen die niet aangepast mogen worden binnen een Docufiller bestand. Let op! Deze elementen mogen niet over beeld of tekst vallen.
Werken met lagen in InDesign
Een voor ons bruikbaar InDesign bestand moet uit een aantal 'basis'-lagen bestaan, zodat het duidelijk is welke velden vast en welke velden variabel moeten gaan worden in je Docufiller documenten.
Laag 1: Variabele tekst
Laag 2: Maskers
Laag 3: Variabel beeld
Laag 4: Vaste basis
Het kan voorkomen dat je meerdere lagen nodig hebt voor overlappende elementen. Voeg deze lagen dan in de juiste volgorde toe tussen de vier 'basis'-lagen.
Laag 1: Variabele tekst
Deze laag bevat alle teksten die straks aangepast moet kunnen worden. Let op! De tekst mag niet in register / basislijnraster staan. Tekstkaders mogen wel op de basislijn of hulplijnen handmatig geplaatst worden.
Alle teksten moeten uit losse kolommen bestaan. Dus geen kolommen in een tekstkader.
De exacte XY-coördinaten en het exacte formaat van elk tekst- en afbeeldingskader worden 1 op 1 omgezet. Teksten in kleurvlakken moeten daarom niet in, maar los over de kleurvlakken heen geplaatst worden in InDesign, zonder marges.
Alle tekstkaders moeten binnen de juiste zetspiegel eindigen (afbeeldingskaders en maskers mogen uiteraard wel 3mm aflopen).
Zijn er wensen voor het specifiek gebruik van benamingen van de gebruikte fontstijlen kun je dat aangeven in de alineastijlen van het InDesign-document (b.v. kop, tussenkop, platte tekst, highlight enz.). Dan nemen wij die wensen over.
Laag 2: Maskers
Met maskers bedoelen we (afbeeldings)kaders / vlakken en vormen, die anders zijn dan rechthoekig (met of zonder afgeronde hoeken) of rond. Bijvoorbeeld vormen die over afbeeldingen vallen. Deze specifieke vormen / kaders moeten opgemaakt worden als 'masker'. Wij gebruiken deze maskers als vorm met uitsparing waardoor er straks in de Docufiller template een afbeelding achter geplaatst kan worden. Zo komt het Docufiller document exact overeen met het aangeleverde ontwerp.
Laag 3: Variabel beeld
In deze laag staan alle variabele beelden. Deze beelden kun je straks in Docufiller zelf aanpassen. De vorm kan rechthoekig zijn met eventueel afgeronde hoeken of een cirkel mits deze volledig binnen de pagina valt. Alle andere vormen vallen onder maskers. (zie hierboven).
Laag 4: Vaste basis
Deze laag is de vaste 'achtergrond' en bevat alle elementen die niet aangepast mogen worden binnen een Docufiller bestand. Let op! Deze elementen mogen niet over beeld of tekst vallen.
Support
De snelste manier om een gebruikersvraag te stellen is door ons te mailen. Je vraag komt direct in ons ticketsysteem terecht en er wordt automatisch een ticketnummer aangemaakt. Met dat nummer kunnen we gemakkelijk communiceren over je vraag, zo kunnen we je snel helpen. Maar je kan natuurlijk de vraag ook stellen aan je contactpersoon bij Docufiller.
Bij hoge spoed, als het echt niet even kan wachten, kun je ons uiteraard ook telefonisch bereiken: +31 (0)40 204 42 50