← Terug naar het overzicht

Documenten delen

Binnen Docufiller maken we onderscheid tussen publieke en persoonlijke documenten. 

Persoonlijke documenten
Dit zijn alle documenten die je zelf hebt aangemaakt, deze zijn dus 'persoonlijk'.
De documenten staan op je Dashboard of onder de tab 'Documenten'. Deze documenten zijn niet zichtbaar voor andere gebruikers.

Publieke documenten
Een document is standaard persoonlijk, maar kun je publiek zetten. Een publiek document is voor iedereen binnen de organisatie toegankelijk.

In dit artikel:

• Documenten delen met collega's
• Documenten publiek maken

Documenten delen met collega's

Je kunt een persoonlijk document delen met een collega, je collega moet hiervoor een eigen account hebben binnen Docufiller. Op deze manier kunnen jullie allebei onder het eigen account inloggen en toch aan hetzelfde document werken.

Klik op de drie bolletjes op het document en kies voor 'Eigenschappen'. Klik in het nieuwe scherm op de tab 'Delen'.

Om het document met een account binnen Docufiller te delen, typ je in de zoekbalk de naam van het account. Zodra deze is gevonden, kies je eerst uit de volgende opties:

• Alleen lezen: je collega kan alleen het document inzien, maar mag niets bewerken.
• Editor: je collega mag pagina's en beelden bewerken. Maar staan er pagina's op slot, dan heeft diegene geen toegang tot die pagina's.
• Eigenaar: je collega wordt mede-eigenaar van het document en heeft alle rechten om het document aan te passen ook als er een pagina op slot staat.

Klik daarna op het account en het document wordt gedeeld. Jouw collega krijgt via de mail een melding dat het document is gedeeld. Het document is zichtbaar in zowel jouw eigen account als in het account van je collega. Een gedeeld document is herkenbaar aan het delen-icoontje . Tevens vind je het gedeelde document terug onder de tab 'Gedeeld' op jouw Dashboard.
Het is mogelijk om een document met meerdere accounts te delen, herhaal de hierboven omschreven stappen. Let op: het is niet nodig om het document 'publiek' te zetten. 

Is het niet meer nodig dat het bestand is gedeeld, dan klik je op het kruisje achter de naam van het account. Het document verdwijnt vervolgens uit het Dashboard bij het gedeelde account en is dus weer alleen voor jou beschikbaar.

Let op: jij als maker van een document zal uiteindelijk altijd de eigenaar blijven van een document. Bij het verwijderen van een document, zal het dan ook in de prullenbak van de eigenaar terecht komen. Het is niet mogelijk om een document over te zetten naar een ander account. 

↑ terug naar boven

Documenten publiek maken

Een document is standaard persoonlijk, maar naast een document met één account te delen, kun je een document ook publiek zetten.
Een document wat publiek is gemaakt, is daarna voor alle accounts binnen Docufiller toegankelijk.

Ga naar de 'Eigenschappen' van een document en klik hier op het tabblad 'Delen'. Hier zet je het schuifje achter 'Publiek document' aan door erop te klikken. De achtergrond van het schuifje krijgt een kleur en alle Docufillergebruikers binnen je organisatie hebben nu toegang verkregen tot dit publieke document.

Met het publiek zetten van een document, verschijnt het document bij alle accounts op het Dashboard. Gebruikers kunnen dit document openen en bekijken, maar niets bewerken. Men mag het wel exporteren, dupliceren en de eigenschappen bekijken.

Publieke documenten zijn bijvoorbeeld de 'Voorbeelddocumenten'. 

↑ terug naar boven