← Terug naar het overzicht

Tags beheren en toekennen

Zodra de Mediabank actief is binnen Docufiller is er de mogelijkheid om voorgedefinieerde tags in te richten. LET OP! Alleen beheerders hebben de bevoegdheid om deze tags te bepalen. De tags kunnen daarna door alle gebruikers aan mediabestanden gekoppeld worden. Het voordeel van deze optie is dat het zoeken naar beelden makkelijker wordt. 

In dit artikel:

• Inrichten van tags
• Toekennen van tags aan nieuwe beelden
• Toekennen van tags aan één enkel bestaand beeld
• Toekennen van tags aan meerdere bestaande beelden tegelijk
• Zoeken op tags
• Keywords

---

Inrichten van tags door beheerders

Log in als beheerder en ga via beheer naar het menu 'Tags'.
Als eerste maak je een nieuwe passende categorie aan. Denk hierbij aan bijvoorbeeld liggend of staand. Of het type bestand: foto, illustratie, film of document.  Maar het kan bijvoorbeeld ook per locatie of afdeling. Alles is mogelijk zolang het maar voor alle gebruikers binnen je duidelijk is. 

Om het te verduidelijken hierbij een voorbeeld van een restaurant. Categorieën voor tags kunnen zijn: voor-, hoofd-, of nagerecht. Maar ook: veganistisch, vlees of vis. En gerechten of met mensen. Restaurantzaal of in de keuken etc. 

Een categorie aanmaken

Een categorie maak je aan door rechts boven het zoekvenster op de + button te klikken. Geef de categorie een duidelijk te herkennen naam en eventueel een omschrijving.

Klik vervolgens onderaan op ‘Opslaan’. Daarna kun je aan deze categorie meerdere tags toevoegen. Er kunnen zoveel categorieën worden toegevoegd als nodig is. Vervolgens ga je per categorie 'Tags' toevoegen.

TIP Het is belangrijk dat je vooraf goed nadenkt over je categorieën en tag-structuur. Op deze manier haal je het meeste uit deze oplossing en voorkom je dat je achteraf nog beelden opnieuw moet taggen met nieuwe categorieën.

Tags toevoegen

Klik de categorie aan waar je tags aan wilt toevoegen. In dit voorbeeld is dat: Voorbeeld categorie. In het rechterscherm staan vervolgens 4 tabbladen. Namelijk Afbeelding, Document, Map en Voorbeeld. Maak alleen gebruik van de eerste twee.

LET OP! Alleen 'Afbeelding' en 'Document' zijn algemene hoofditems waar Tags aan gekoppeld kunnen worden voor alle gebruikers binnen je organisatie. De tabbladen Map en Voorbeeld zijn persoonlijk, ook voor beheerders. De tag 'Map' kan ook alleen de beheerder terugzien bij de eigenschappen van een document en de gebruikers niet. Gebruikers kunnen bij de eigenschappen van een document zelf mappen aanmaken om naar eigen inzicht in te delen.

Tags bedoelt om Afbeeldingen aan te koppelen staan bij de tab: Afbeelding. Tags die bij 'Afbeelding' staan zie enkel bij de eigenschappen van mediabankbestanden staan en vind je niet terug als je een document wilt taggen. Dan plaats je de tags bij het tabblad 'Document'.  De tabbladen: 'Map' en 'Voorbeeld' zijn persoonlijk.

Tik een naam in bij het tag veld en klik vervolgens op de '+' button. De tag wordt toegevoegd. Wil je een tag weer verwijderen? Klik dan op het prullenbakje achter de tag-naam.
 

Categorie wijzigen of verwijderen

Zodra je met je muis op de categorie staat, verschijnen er twee buttons rechts. Wijzigen of verwijderen.

Met het pennetje kun je de naam van de categorie wijzigen en met verwijderen, gooi je de gehele categorie inclusief alle tags weg. 

 

↑ terug naar boven

 

---

Toekennen van tags aan nieuwe beelden

Tijdens het uploaden van nieuwe beelden, kun je direct de beelden aan tags koppelen.
LET OP! De tags die aangeklikt worden, worden toegepast op alle beelden die tegelijk zijn geüpload of geselecteerd zijn. Selecteer daarom eerst alle beelden die dezelfde tags kunnen krijgen.

Sleep de beelden die je toe wilt voegen rechtstreeks naar de Mediabank of klik eerst op de kop 'Upload' bij de Mediabank rechtsboven. 

Klik op de tab 'Tags' en selecteer de tags die betrekking hebben op de afbeelding(en) en andere mediabestanden.

Je kunt nu direct op uploaden klikken, maar handiger is om eerst nog de 'Details' in te vullen indien deze betrekking op alle mediabestanden die je op dat moment wilt toevoegen. 

En klik op Upload. Alle mediabestanden die toegevoegd zijn, hebben nu dezelfde omschrijving en tag. 

 

↑ terug naar boven

---

Tags aan één of meerdere mediabestanden toekennen

Zoek in de mediabank het beeld waar je de tag aan wilt toevoegen. dat doe je door op de afbeelding te klikken Als je je bestand gevonden heb kun je op de thumbnail-afbeelding  klikken. Zo selecteert je het mediabestand.  Je ziet dat de afbeelding geselecteerd is door het vinkje linksboven op de thumbnail. Zo kun je meerdere mediabestanden tegelijk selecteren. Tip: Wil je alle mediabestanden selecteren? Klik rechtsboven op Selecteer alles.

• Om één of paar mediabestanden tegelijk te  bewerken ga je naar het menu: drie puntjes rechtsboven de afbeeldingen.
  Er klapt een klein menu uit, met 3 acties. Hier kun je kiezen voor delen, verwijderen en eigenschappen. Klik op eigenschappen en ga naar het tabblad Tags. Klik op de tags waar je het mediabestand aan wilt koppelen. De tags zijn direct actief zodra je een tag aangeklikt hebt.
   

↑ terug naar boven

---

 

Mediabank doorzoeken met tags

Het doorzoeken van de mediabank gaat op dezelfde manier als het zoeken door documenten. Voer een trefwoord in bij het zoekveld en Docufiller zoekt door de benamingen, mappen en tags van de mediabestanden.

Heb je het mediabestand niet gevonden? Probeer dan de resultaten te filteren door te klikken op een passende map en / of tag.

LET OP!  Je moet de door jou gemaakte of gedupliceerde mediabestanden altijd zelf koppelen aan de beschikbare tags. Tags vind je terug bij de eigenschappen van het mediabestand. Bij het tabblad 'Tags' klik je op relevante benamingen. Zo link je het document aan de tag, Door nogmaals te klikken verbreek je de tag weer. Tags kunnen alleen aangemaakt worden door beheerders. 

Tip: Mappen kun je zelf aanmaken en zijn ook persoonlijk. Mappen maak je aan via de tab 'Mappen' naast de tab 'Tags'. Vervolgens kun je de afbeeldingen hieraan koppelen. Dat maakt het doorzoeken van je mediabestanden nog gemakkelijker.

 

 

↑ terug naar boven

---

Keywords

Los van de tags kan de gebruiker altijd nog ‘Keywords’ toevoegen aan een beeld om extra zoektermen toe te voegen aan een beeld die niet als tag beschikbaar zijn. Deze plaatje bij het veld trefwoorden onder de eigenschappen van een beeld. 

 

↑ terug naar boven