← Terug naar het overzicht

Goedkeuringsproces

Het is mogelijk om een goedkeuringsproces (ook wel akkoordprocedure genoemd) te laten koppelen aan een template. Op deze manier is er meer controle mogelijk op de pdf's uit Docufiller. Een gebruiker moet eerst akkoord aanvragen voordat het document wordt vrijgegeven voor verspreiding.

Werkwijze goedkeuringsproces

Een gebruiker maakt een document aan en vult deze met de gewenste content. Om een definitieve pdf (Certified, Print of Web pdf) uit Docufiller te kunnen downloaden zal de gebruiker eerst akkoord moeten aanvragen bij een daarvoor aangewezen collega, vaak is dit een beheerder. 

Wie beoordeelt het document?
Elk pdf profiel wordt voor akkoord gekoppeld aan het mailadres van de beheerder, we noemen degene een 'goedkeurder'. 
Er kunnen ook meerdere goedkeurders zijn, deze worden vooraf per template ingericht en zijn te kiezen via een pulldown menu bij het exporteren.

Let op! De goedkeurder(s) moet(en) een eigen account hebben binnen Docufiller. Is een account van een goedkeurder niet actief in Docufiller dan kan er geen akkoord aangevraagd worden.

Als een document nog niet goedgekeurd is kan de gebruiker wel een proef pdf met watermerk downloaden of verzenden.

• De gebruiker kiest bij het exporteren één van de profielen, bijvoorbeeld 'Certified PDF met akkoord'. Vervolgens wordt het e-mailadres van de goedkeurder ingevuld of je kunt kiezen uit een pulldown menu als er meerdere goedkeurders actief zijn. Klik op de button 'Goedkeuring aanvragen' en het document wordt voor akkoord naar de goedkeurder gestuurd.
  
  
• De goedkeurder ontvangt een mail met hierin een button of link om het document te openen. 
  
  
• Zodra het document door de goedkeurder in Docufiller geopend is, staat er bij de button 'Goedkeuring' rechts in het menu een paars stipje. Dit betekent dat het document klaar staat voor goedkeuring. Bij 'Goedkeuring' is er te zien wie het document ter akkoord verstuurd heeft en naar wie, plus de buttons 'Goedkeuren' en 'Afkeuren'.

• De goedkeurder opent en beoordeelt het document en kan het document 'Goedkeuren' of 'Afkeuren'.

• Afkeuren
  De gewenste wijzigingen plaatst de beheerder bij de knop 'Reacties' .  Vervolgens keurt de goedkeurder het document af. De reacties worden in een mail doorgegeven aan de gebruiker. De gebruiker kan de correcties doorvoeren en weer opnieuw akkoord aanvragen.
  
  
• Goedkeuren
  Kleine wijzigingen kunnen door de goedkeurder direct in het document doorgevoerd worden. Vervolgens klikt de goedkeurder op 'Goedkeuren'. Als het document akkoord is dan wordt dit ook via een e-mail aan de gebruiker doorgegeven en kan het document door de gebruiker via 'Exporteren' worden gedownload.

LET OP: voert de gebruiker na de goedkeuring nog een wijziging door in het document, dan moet er opnieuw goedkeuring worden aangevraagd voordat het bestand kan worden gedownload.

Goedkeuringsproces overslaan

Het is mogelijk om het goedkeuringsproces over te slaan, dit bepaald de beheerder. Dit is door de beheerder per gebruiker in te stellen via 'Gebruikersgroepen'. Lees meer over het instellen van het overslaan van het goedkeuringsproces.

↑ terug naar boven