Templates

Tekst en beeld

• Tekstopmaak 
• Links toevoegen aan tekst
• Tabellen
• Beeldgebruik
• Links toevoegen aan beeld

Instellingen / keuzes

• Instellingen / keuzes (zoals logo en kleur)

Exporteren

• Export profielen 
• Drukwerk met of zonder snijtekens 
• Goedkeuringsproces

WCAG templates

• Drukwerk
• E-mailings

← Terug naar het overzicht

Goedkeuringsproces (optioneel)

Het is mogelijk om een goedkeuringsproces (ook wel akkoordprocedure genoemd) te laten koppelen aan een template. Op deze manier is er meer controle mogelijk op de PDF's uit Docufiller. Een gebruiker moet dan eerst akkoord aanvragen voordat het document vrijgegeven wordt voor verspreiding.

Werkwijze akkoordprocedure

Een gebruiker maakt een document aan via de knop 'Nieuw bestand' en vult deze met de gewenste content. Om een definitieve PDF (Certified, Print of Web PDF) uit Docufiller te kunnen downloaden zal de gebruiker eerst akkoord moeten aanvragen bij een daarvoor aangewezen collega, vaak is dit ook de beheerder. Deze goedkeurders worden vooraf per template ingericht en zijn te kiezen via een pulldown menu bij het exporteren.

Wie beoordeelt het document?
Elk PDF profiel wordt voor akkoord automatisch gekoppeld aan het mailadres van de beheerder (of een of meerdere andere personen die goedkeuring mogen geven binnen de organisatie), hierna te noemen goedkeurder. 

Let op! Het e-mailadres van de persoon die akkoord mag geven op je document bij het goedkeuringsproces moet in Docufiller staan. Staat dit e-mailadres niet in Docufiller (met een eigen loginaccount), dan kan er geen akkoord aangevraagd worden.

Als een document nog niet goedgekeurd is kan de gebruiker wel een PDF met watermerk downloaden of verzenden.

• De gebruiker selecteert bij het Exporteren één van de profielen b.v. 'Certified PDF met akkoord' vervolgens wordt het emailadres van de goedkeurder ingevuld of kun je er een kiezen uit een pulldown menu als er meerdere goedkeurders actief zijn. Na verzenden wordt het document voor akkoord naar de goedkeurder gestuurd.
  
  
• De goedkeurder ontvangt een mail met hierin een button: Document openen en de optie met een downloadlink. 
  
  
• Zodra het document in Docufiller geopend is staat er bij de button 'Goedkeuring' rechts in het menu een paars stipje. Dit betekent dat het document klaar staat voor goedkeuring. Bij 'Goedkeuring' is er te zien wie het document ter akkoord verstuurd heeft en naar wie, plus de buttons 'Goedkeuren' en 'Afkeuren'.

• De goedkeurder opent en beoordeelt het document en kan het document 'Goedkeuren' of Afkeuren.

• Afkeuren
  De gewenste wijzigingen plaatst de beheerder bij de knop 'Reacties' .  Vervolgens keurt de goedkeurder het document af. De reacties worden in een mail doorgegeven aan de gebruiker. De gebruiker kan de correcties doorvoeren en weer opnieuw akkoord aanvragen.
  
  
• Goedkeuren
  Kleine wijzigingen kunnen door de goedkeurder direct in het document doorgevoerd worden. Vervolgens klikt de goedkeurder op 'Goedkeuren'. Als het document akkoord is dan wordt dit ook via mail aan de gebruiker doorgegeven en kan het document door de gebruiker via 'Exporteren' van het betreffende document naar elk gewenst mailadres verzonden worden of worden gedownload zonder watermerk. 

↑ terug naar boven